Un archivio documentale che non dipende dalla pratica attiva
Nel lavoro professionale può essere necessario ritrovare rapidamente una parola all’interno di sentenze, accordi, ricevute o altri PDF distribuiti tra più pratiche.
L’Archivio Studio di CoParentManager è pensato proprio per questo: può essere aperto senza selezionare prima una pratica e offre una ricerca trasversale sui PDF che il professionista è autorizzato a consultare.
Lo studio viene prima della ricerca
Quando un professionista appartiene a uno o più studi, l’archivio utilizza lo studio selezionato come primo confine. La ricerca resta quindi isolata:
- tra studi diversi;
- tra pratiche autorizzate e non autorizzate;
- tra documenti consultabili e documenti esclusi dai permessi dell’utente.
Il titolare può vedere le pratiche previste dal proprio ruolo. Un collaboratore vede soltanto le pratiche con un’assegnazione attiva e con gli permessi necessari.
Come eseguire una ricerca nell’Archivio Studio
- Apri “Archivio Studio” dalla sezione Strumenti Studio.
- Controlla lo studio selezionato.
- Inserisci una parola presente nel testo dei PDF, per esempio tribunale, mantenimento oppure fattura.
- Premi “Cerca”.
- Consulta il risultato e la pratica collegata.
- Usa anteprima o download soltanto attraverso i pulsanti protetti.
I risultati vengono mostrati dieci alla volta. Frecce e numeri permettono di passare alle pagine successive mantenendo la ricerca e lo studio selezionato.
Più parole significano un filtro più restrittivo
Se vengono inserite più parole, ogni risultato deve contenerle tutte.
- sentenza: ricerca un solo termine.
- sentenza mantenimento: richiede la presenza di entrambi.
- sentenza mantenimento scuola: restringe ulteriormente l’elenco.
La ricerca non interpreta il significato generale della frase, non corregge automaticamente gli errori e non cerca sinonimi. Anche forme grammaticali diverse, come singolare e plurale, possono produrre risultati differenti.
PDF testuali e PDF scannerizzati
I PDF caricati vengono indicizzati per rendere ricercabile il loro testo. Un documento creato digitalmente contiene normalmente testo selezionabile. Una scansione può invece essere composta soltanto da immagini.
In quest’ultimo caso il documento può richiedere OCR prima che le parole siano disponibili nella ricerca. Il file può quindi essere leggibile a schermo ma non ancora ricercabile nel suo contenuto.
Che cosa non viene cercato
- File che non sono PDF.
- Documenti appartenenti a un altro studio.
- Pratiche non assegnate o non autorizzate.
- Documenti esclusi dai permessi del professionista.
- Parole presenti soltanto nel nome del file, ma non nel testo interno del PDF.
Zero risultati e riservatezza
Un risultato vuoto significa soltanto che nessun PDF ricercabile e autorizzato o contiene tutti i termini inseriti. Per proteggere la riservatezza, il sistema non comunica se esistono documenti simili in pratiche non accessibili.
Una funzione Studio Enterprise
La ricerca nel contenuto dei PDF dell’Archivio Studio è disponibile quando lo studio ha il piano Enterprise. I collaboratori non cambiano piano personale: possono utilizzare questa funzione soltanto all’interno dello studio e nei limiti delle pratiche, dei ruoli e dei permessi assegnati.
Le istruzioni aggiornate sono disponibili nel Centro assistenza, nella sezione “Ricerca PDF protetta”.