Privacy Policy di CoParent Manager

1. Titolare del trattamento e contatti

Per i dati necessari alla gestione degli account, alla sicurezza, alla fatturazione, all’assistenza e al funzionamento generale della piattaforma, il titolare del trattamento è:

Quando un avvocato, mediatore, consulente o altro professionista utilizza CoParent Manager per trattare dati dei propri clienti, il professionista può agire come titolare autonomo del trattamento e CoParent Manager può operare come responsabile del trattamento, secondo gli accordi applicabili ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

2. Che cos’è CoParent Manager

CoParent Manager è una piattaforma per la gestione organizzata della co-genitorialità e delle attività professionali collegate. In base al ruolo e al piano scelto, il servizio può comprendere: gestione di famiglie e figli, calendario, spese, mantenimento, comunicazioni, documenti, inviti, appuntamenti, lettere, dossier, collaborazione tra professionisti e funzioni di amministrazione dell’abbonamento.

CoParent Manager non sostituisce un avvocato, un medico, uno psicologo, un commercialista o un altro professionista abilitato e non determina automaticamente il valore legale dei documenti caricati o generati.

Per gli utenti professionali, quando la funzione è disponibile, il servizio può comprendere strumenti di analisi assistita di sentenze e provvedimenti che propongono dati strutturati da verificare prima dell’utilizzo.

3. Categorie di dati trattati

4. Finalità e basi giuridiche

Il rifiuto dei cookie statistici o di marketing non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali di CoParent Manager.

4-bis. Analisi assistita e sistemi di intelligenza artificiale

Alcune funzioni professionali possono utilizzare modelli di intelligenza artificiale per assistere nella lettura di sentenze e provvedimenti. La funzione viene avviata dall’utente e serve esclusivamente a proporre informazioni da sottoporre a verifica.

Nell’implementazione corrente il file PDF non viene inviato come allegato al fornitore AI. CoParent Manager estrae il testo nel proprio backend e trasmette soltanto le porzioni ritenute strettamente necessarie all’analisi, ad esempio intestazione e dispositivo o altri passaggi decisori pertinenti. Tali estratti possono comunque contenere nomi, date, importi e altre informazioni personali presenti nel documento.

Il risultato può comprendere valori proposti, indicazioni di affidabilità ed estratti utilizzati come evidenza. L’utente deve verificarli prima dell’uso. L’analisi non modifica automaticamente mantenimenti, dati della famiglia, provvedimenti o altri dati operativi senza una successiva azione o conferma dell’utente.

Quando è configurato il servizio AI esterno, CoParent Manager utilizza l’API di OpenAI. Le richieste sono configurate, ove supportato, per non creare una risposta persistente tramite store=false. Secondo le condizioni applicabili alla piattaforma API, i dati API non vengono utilizzati per addestrare i modelli per impostazione predefinita. OpenAI può tuttavia conservare input e output API fino a 30 giorni per finalità di sicurezza e prevenzione degli abusi, salvo configurazioni idonee di Zero Data Retention o obblighi di legge.

5. Dati relativi ai minori e categorie particolari

La piattaforma può contenere dati relativi a minori e, in alcuni casi, informazioni rientranti nelle categorie particolari di cui all’articolo 9 GDPR. Gli utenti devono inserire solo le informazioni pertinenti, adeguate e necessarie, evitando dati eccedenti.

Chi carica dati riguardanti un’altra persona dichiara di avere un’idonea base giuridica, autorizzazione, mandato professionale o titolo derivante dalla responsabilità genitoriale o tutoria. CoParent Manager può limitare o rimuovere contenuti manifestamente illeciti, eccedenti o non pertinenti.

Il servizio non deve essere utilizzato come archivio per emergenze sanitarie e non è progettato per sostituire cartelle cliniche o sistemi sanitari professionali.

6. Visibilità e condivisione all’interno della piattaforma

I dati sono visibili esclusivamente agli utenti autorizzati in base alla famiglia, allo studio, al ruolo assegnato, alla condivisione scelta e ai permessi applicativi.

• I contenuti condivisi della famiglia possono essere visibili agli altri membri autorizzati della stessa famiglia.
• I documenti privati restano visibili al proprietario e agli eventuali professionisti espressamente autorizzati secondo le regole applicative.
• Avvocati, mediatori e consulenti accedono soltanto alle famiglie e ai contenuti ai quali sono stati collegati o invitati.
• I componenti di uno studio professionale vedono esclusivamente le informazioni rese accessibili in base al ruolo e alle assegnazioni dello studio.

Gli utenti sono responsabili dei destinatari che invitano, delle autorizzazioni concesse e dei contenuti che decidono di condividere.

7. Fornitori e destinatari dei dati

I dati non vengono venduti. Possono essere comunicati ai seguenti soggetti, nella misura necessaria:

I fornitori che trattano dati per conto di CoParent Manager sono vincolati, ove richiesto, da accordi sul trattamento dei dati. Alcuni fornitori, come Stripe, Google o Meta, possono agire anche come titolari autonomi per specifiche attività descritte nelle rispettive informative.

8. Ubicazione e trasferimenti internazionali

CoParent Manager privilegia infrastrutture e regioni di elaborazione situate nello Spazio Economico Europeo. Render rende disponibile una regione a Francoforte, Germania; la regione effettivamente utilizzata dai servizi applicativi e dai database deve essere verificata e mantenuta coerente con questa informativa.

Alcuni fornitori o loro sub-responsabili possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tali casi vengono utilizzati, a seconda della situazione, decisioni di adeguatezza, il Data Privacy Framework UE-USA, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altre garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti GDPR.

Per l’uso della piattaforma API di OpenAI da parte di clienti stabiliti nello Spazio Economico Europeo, il rapporto contrattuale applicabile prevede OpenAI Ireland Ltd. e può coinvolgere sub-responsabili indicati dal fornitore. Gli eventuali trasferimenti internazionali sono gestiti secondo il relativo Data Processing Addendum e le garanzie previste dalla normativa applicabile.

9. Periodi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e successivamente cancellati, anonimizzati o isolati, salvo obblighi di legge o necessità di tutela in caso di controversie.

La cancellazione di un account non comporta necessariamente la cancellazione immediata di ogni informazione presente in contenuti condivisi, registri di sicurezza, dati fiscali o backup. Quando possibile, tali dati vengono cancellati o anonimizzati.

10. Sicurezza

CoParent Manager adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

• connessioni protette tramite HTTPS;
• password conservate mediante hashing sicuro;
• cifratura applicativa per specifici campi sensibili e file per i quali è implementata;
• controlli di accesso basati su famiglia, studio e ruolo;
• protezione CSRF, sessioni sicure e verifiche delle autorizzazioni;
• registri tecnici e audit per le operazioni previste;
• backup e procedure di ripristino secondo la configurazione dei provider;
• limitazione dell’accesso amministrativo e gestione separata dei segreti.

Nessun sistema è completamente immune da rischi. Gli utenti devono utilizzare password uniche, proteggere i propri dispositivi e segnalare immediatamente accessi sospetti.

11. Cookie, Analytics, Meta Pixel e attribuzione pubblicitaria

Cookie necessari

Sono utilizzati per autenticazione, sicurezza, sessioni, protezione CSRF, memorizzazione delle preferenze cookie e funzionamento del servizio. Possono comprendere:

• sessionid — sessione applicativa;
• csrftoken — protezione delle richieste;
• cpm_visitor_id — identificativo tecnico del browser;
• cpm_cookie_consent — versione e categorie della scelta effettuata.

Cookie statistici

Google Analytics o strumenti equivalenti vengono caricati esclusivamente dopo l’accettazione della categoria statistica. Possono essere utilizzati per misurare visualizzazioni, utilizzo della demo, pagine consultate, avvio e completamento della registrazione e altre interazioni con il servizio.

CoParent Manager utilizza inoltre, dopo il medesimo consenso, statistiche interne aggregate sul sito pubblico e sulle aree riservate per comprendere quali funzioni vengono utilizzate e migliorare il servizio. In tale misurazione interna non vengono registrati nome, email, identificativo dell’account, famiglia, pratica o contenuti inseriti dall’utente; nelle aree riservate le URL dinamiche non vengono conservate con i relativi identificativi e l’indirizzo IP è memorizzato soltanto come hash non reversibile. Google Analytics e gli strumenti pubblicitari di terze parti restano esclusi dalle aree riservate contenenti dati familiari o professionali.

Cookie di marketing

Meta Pixel e altri strumenti pubblicitari vengono caricati esclusivamente dopo l’accettazione della categoria marketing. Possono essere utilizzati per attribuire registrazioni e prove gratuite a una campagna, misurare conversioni, limitare la ripetizione degli annunci e creare pubblici pubblicitari, nei limiti delle impostazioni applicate. Il tracciamento è limitato alle pagine pubbliche autorizzate e agli eventi tecnici di conversione; le aree riservate contenenti dati familiari o professionali sono escluse.

Parametri UTM

Quando è stato prestato il consenso richiesto, CoParent Manager può registrare parametri come utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content e utm_term per comprendere da quale pubblicità o contenuto proviene una registrazione.

Gestione e revoca

Al primo accesso il visitatore può accettare tutto, rifiutare i cookie opzionali oppure scegliere separatamente statistiche e marketing. La scelta può essere modificata in qualsiasi momento tramite il pulsante “Gestisci cookie”. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

12. Decisioni automatizzate

CoParent Manager non adotta decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’utente. Eventuali statistiche, suggerimenti, riepiloghi o risultati prodotti dalle funzioni di analisi assistita non sostituiscono la valutazione dell’utente o di un professionista.

In particolare, l’analisi AI di una sentenza può soltanto proporre campi o informazioni da controllare: non determina autonomamente diritti, obblighi, importi dovuti, affidamento o altre conseguenze giuridiche e non applica automaticamente tali risultati ai dati della famiglia o della pratica.

13. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR è possibile esercitare i diritti di:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati;
• opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
• revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente;
• presentazione di un reclamo a un’autorità di controllo.

Le richieste possono essere inviate a [email protected] . La risposta viene fornita nei termini previsti dall’articolo 12 GDPR.

CoParent Manager può richiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità soltanto quando sussistono ragionevoli dubbi sull’identità del richiedente. Non è necessario allegare automaticamente un documento di identità alla prima richiesta.

14. Reclamo all’autorità di controllo

L’interessato può presentare reclamo all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora o nel quale ritiene si sia verificata la violazione.

• Autorità competente in Hessen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden — datenschutz.hessen.de .
• Per gli interessati in Italia: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it .

15. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche o funzionali. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati attraverso il servizio o tramite email. Quando una modifica incide sui trattamenti basati sul consenso, potrà essere richiesto un nuovo consenso.

La versione applicabile è indicata all’inizio della pagina. La versione della Cookie Policy utilizzata dal sistema di consenso è attualmente 1.0.