Quando i documenti aumentano, ricordare il nome del file non basta
Una ricevuta può essere stata caricata mesi prima. Una sentenza può contenere molte pagine. Un accordo può essere salvato con un titolo diverso dalle parole che ricordiamo.
Per questo CoParentManager mette a disposizione la ricerca PDF protetta: uno strumento pensato per cercare parole presenti nel testo dei PDF che l’utente è già autorizzato a consultare.
Che cosa significa “ricerca protetta”
La ricerca non modifica i permessi e non apre nuovi documenti. Prima di confrontare le parole inserite, CoParentManager limita l’archivio ai PDF accessibili nella famiglia corretta.
- I documenti di altre famiglie non vengono inclusi.
- I file privati o non autorizzati non vengono mostrati.
- L’app non segnala neppure l’esistenza di documenti non accessibili.
- Anteprima e download continuano a utilizzare i controlli protetti dell’app.
Come si usa nell’Archivio Famiglia
- Apri la famiglia corretta.
- Entra nell’Archivio Famiglia.
- Inserisci una parola significativa, per esempio mantenimento, sentenza oppure bonifico.
- Premi “Cerca”.
- Apri il risultato attraverso l’anteprima protetta oppure scaricalo dal pulsante previsto.
Quando i risultati superano dieci documenti, puoi usare frecce e numeri di pagina per consultare i successivi.
Che cosa succede quando cerchi più parole
La ricerca verifica le singole parole. Se ne inserisci più di una, il PDF deve contenerle tutte.
- mantenimento: trova i PDF che contengono quella parola.
- mantenimento figli: trova soltanto i PDF che contengono entrambe le parole.
- bonifico scuola: esclude i documenti che contengono soltanto uno dei due termini.
Non è una ricerca semantica: non corregge automaticamente gli errori di battitura, non cerca sinonimi e non considera sempre equivalenti singolare e plurale. Per iniziare conviene usare una sola parola precisa e aggiungerne altre soltanto per restringere i risultati.
Quali file possono essere cercati
La funzione riguarda il testo contenuto nei file PDF. Documenti Word, immagini e altri allegati non rientrano nella ricerca PDF.
Anche tra i PDF esiste una differenza importante:
- un PDF con testo selezionabile può essere indicizzato e cercato normalmente;
- un PDF formato soltanto da immagini scannerizzate può richiedere l’elaborazione OCR prima di diventare ricercabile.
Il fatto che un PDF si apra correttamente non garantisce quindi che contenga testo ricercabile.
Perché una ricerca può restituire zero risultati
“Zero risultati” non significa necessariamente che il documento non esista. Può significare che:
- nessun PDF accessibile contiene tutte le parole inserite;
- è stata usata una forma diversa, per esempio “figlio” invece di “figli”;
- è presente un errore di battitura;
- il documento non è in formato PDF;
- il PDF è una scansione senza testo ricercabile;
- il documento appartiene a uno spazio che l’utente non è autorizzato a consultare.
Un aiuto per ritrovare informazioni, non un nuovo accesso
La funzione è stata progettata per ridurre il tempo necessario a ritrovare un’informazione già presente nell’archivio, mantenendo separati i dati delle diverse famiglie.
La ricerca PDF protetta è disponibile nel piano Enterprise. Per le istruzioni operative aggiornate puoi consultare la sezione “Ricerca PDF protetta” del Centro assistenza di CoParentManager.