Come usare Archivio Studio, ricerca PDF e lettere senza mescolare i contenuti
Nell’area professionale esistono più livelli documentali. L’obiettivo non è raccogliere tutto in un unico contenitore, ma mantenere chiaro se un documento appartiene alla famiglia, alla pratica o allo spazio operativo dello studio.
Distingui Archivio Famiglia e Archivio Studio
L’app espone percorsi separati per l’archivio della famiglia e per l’Archivio Studio. Lo studio può aggregare i documenti accessibili delle pratiche attive secondo i permessi, senza trasformare ogni documento della famiglia in un documento dello studio.
La separazione serve a mantenere chiari provenienza, visibilità e contesto del materiale.
I permessi della pratica continuano a contare
Il fatto che un professionista appartenga a uno studio non rende automaticamente visibili tutti i documenti di tutte le famiglie. La visibilità dipende da pratica, assegnazione, ruolo e regole del documento.
Anche i documenti privati possono avere regole differenti in base al soggetto assistito e al tipo di accesso previsto.
Usa la ricerca PDF protetta quando il piano la include
L’Archivio Studio può ricercare termini nei documenti indicizzati. Nella configurazione attuale la ricerca PDF protetta è riservata al piano Enterprise; un piano Pro non abilita questa funzione.
La ricerca lavora sull’indice predisposto dall’app e non modifica il file originale.
Apri anteprima e download dal contesto autorizzato
Le route di Archivio Studio distinguono anteprima e download e includono il riferimento allo studio. Questo consente di verificare il contesto prima di servire il documento.
Il professionista deve restare nello studio e nella pratica corretti anche quando consulta il file.
Le lettere conservano riferimento e proprietà
Le lettere possono avere un numero di riferimento interno, anteprima e PDF. Quando una lettera appartiene al genitore assistito e viene aperta dallo studio nel contesto della pratica, può essere mostrata in sola lettura e resa scaricabile senza consentire allo studio di modificarne il contenuto.
Consultare una lettera non cambia chi l’ha creata né la trasforma automaticamente in un atto dello studio.
Non confondere workflow applicativo e valore legale
Anteprima, PDF, riferimento interno, approvazioni o firme registrate nell’app aiutano l’organizzazione. Non equivalgono automaticamente a firma digitale qualificata, marca temporale qualificata o validità giuridica del contenuto.
La qualificazione giuridica dipende dal documento, dal contesto e dagli strumenti di sottoscrizione effettivamente utilizzati.
Regola pratica
Prima di cercare o aprire un documento, chiediti sempre: “sto lavorando nel mio archivio di studio, nella pratica corretta o nell’archivio della famiglia?”. CoParent Manager mantiene questi percorsi distinti proprio per evitare sovrapposizioni.
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